El ritmo de vida acelerado y continuado que tenemos a menudo en el trabajo o nuestros proyectos personales provoca que perdamos información durante el proceso y que, de forma más o menos directa, retrasemos la consecución de los objetivos.
Debemos tener presente que llenar nuestra mente con información innecesaria hará que ralenticemos el procesado de otra que verdaderamente es clave en todo proceso. Es por ello que recurrimos en ocasiones a planificaciones o herramientas que nos ayuden a ordenar ideas y marcar prioridades en el día a día. Un diagrama de Gantt, un listado en GTD, un proceso en Pomodoro… todas ellas son técnicas muy útiles para situaciones laborales o personales habituales que nos permitirán optimizar nuestro tiempo e invertir nuestra energía en aquello realmente útil para cada momento.
“Un diagrama de Gantt, un GTD o un Pomodoro no servirán indistintamente para todos los casos, cada uno responde a una necesidad organizativa”
Por ejemplo, una situación que comúnmente se confunde tiene que ver con la organización de proyectos personales o rutinas habituales con la organización de proyectos laborales que involucren a un mayor número de personas o procesos asociados.
El GTD nos permitirá marcar como tareas a hacer en el momento o poner en cola en base a su tiempo de ejecución y prioridad.
“Si algo puede hacerse en menos de 2 minutos, debe hacerse al momento. Ésta es una de las premisas de todo GTD”
En cambio, este sistema no es aplicable en procesos empresariales que pendan de cuellos de botella, presupuestos asociados, personas en el equipo o tareas entrelazadas.
¿Cuándo usar un diagrama de Gantt?
Es una herramienta muy útil y potente si tenemos claro qué queremos conseguir con ella. Básicamente nos servirá para establecer plazos de entrega de cada proyecto o subproyecto, en base a las dependencias logísticas, económicas o de personal, para su consecución por fases o etapas.
Así pues, con un diagrama de Gantt estaremos potenciando la comunicación interna entre los integrantes involucrados en el proyecto junto con el resto de personas externas a las que reportar o de las que depende alguna etapa intermedia.
Aplicando esta metodología, podremos ver qué proyectos están estancados, se están desviando de sus estimaciones y los motivos o personas responsables en cada caso. Un diagrama de Gantt puede convertirse en una herramienta que nos permita monitorizar en tiempo real todos los procesos internos activos y nuestra implicación en ellos.
Todo ello responde a una necesidad de plantear la información del día a día de una forma visual y optimizar el tiempo de detección de desviaciones o prioridades en cada proyecto.
Si quieres más información cómo planificar tus proyectos, aquí te dejo una guía gratuita con 10 softwares para implementar un diagrama de Gantt.
Como vemos, no hay que confundir la forma en que nos organizamos nuestro tiempo personal con la forma en cómo nos organizamos nuestras tareas en los proyectos empresariales. Parecerían conceptos que podrían sustituirse pero en cambio son perfectamente complementarios, siendo posible llevar un GTD para nuestras tareas personales y un diagrama de Gantt con el que controlar los procesos laborales más complejos.
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